Zásady zpracování osobních údajů

Jsme advokátní kancelář Svoboda Koubková advokáti s.r.o., se sídlem Korunní 810/104, Vinohrady, 101 00 Praha 10, IČO 109 00 195, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 350429. Oba jednatelé jsou zapsanými advokáty u České advokátní komory a kancelář působí pod značkou SVOKO.

Zastihnete nás na:

Web: www.svoko.cz

E-mail: svoko@svoko.cz

Telefon: +420 725 589 929

V rámci naší činnosti pracujeme s některými osobními údaji. Jak, proč a jak dlouho, popisujeme níže. Pokud s něčím nebudete souhlasit nebo si nebudete jistí, dejte nám vědět. Vyřešíme to spolu.

Zpracování osobních údajů upravuje hlavně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. K tomu se v případě advokacie přidává zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii (zejména § 21 o povinnosti mlčenlivosti), a zákon č. 253/2008 Sb., o opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (tzv. AML zákon).

Pokud nám píšete s poptávkou

Když nám napíšete přes web, e-mailem nebo zavoláte, pracujeme s údaji, které nám sami sdělíte. Typicky jde o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefon, firmu a popis toho, s čím potřebujete poradit.

Tyto údaje používáme proto, abychom vám odpověděli a případně domluvili spolupráci. Pokud se nakonec nedohodneme, údaje mažeme nejpozději do 6 měsíců od naší poslední komunikace.

Zpracování nám umožňuje GDPR: čl. 6 odst. 1 písm. b) (jednání o smlouvě) a u evidence kontaktů po skončení poptávky také čl. 6 odst. 1 písm. f) (náš oprávněný zájem vést si stručný záznam pro případ navazujícího dotazu).

Pokud jste naším klientem

Když nás zmocníte k poskytnutí právních služeb, založíme vám klientský spis. V něm vedeme vaše zejména fakturační a kontaktní údaje, dokumenty a korespondenci k vaší věci, údaje o protistranách a úkonech, které pro vás děláme a další související informace podle povahy případu.

V rámci identifikace podle AML zákona si od vás vyžádáme další údaje (dle potřeby např. doklad totožnosti, rodné číslo, informace o skutečném majiteli, pokud zastupujete firmu). Tyto údaje po nás zákon vyžaduje pro každého klienta, nejde o naše rozhodnutí.

Na veškeré informace, které se od vás dozvíme, dopadá advokátní mlčenlivost podle § 21 zákona o advokacii. Ta je silnější než GDPR a trvá i po skončení zastoupení. Z mlčenlivosti nás neuvolní ani vaše žádost, pokud by se týkala údajů, které musíme chránit i v zájmu jiných osob.

Údaje zpracováváme po dobu poskytování služeb a dále po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy. Konkrétně:

klientský spis archivujeme alespoň 5 let od skončení věci (stavovský předpis České advokátní komory),
identifikační údaje pro AML účely uchováváme 10 let od ukončení obchodního vztahu (§ 16 AML zákona),
daňové a účetní doklady (zejména faktury) archivujeme 10 let od konce zdaňovacího období (zákon o DPH a zákon o účetnictví),
korespondenci a pracovní materiály, které nespadají do povinné archivace, mažeme dříve, typicky do 3 let od skončení věci.

Zpracování nám umožňuje GDPR: čl. 6 odst. 1 písm. b) (plnění smlouvy o poskytování právních služeb) a čl. 6 odst. 1 písm. c) (plnění zákonných povinností advokáta, AML, daňové a účetní povinnosti). Údaje o protistranách, svědcích a dalších třetích osobách ve spisu zpracováváme na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem klienta na obhajobě jeho práv).

Pokud odebíráte náš newsletter

Do newsletteru si vás zařadíme jen tehdy, když se k odběru sami přihlásíte přes formulář na webu, jiným jednoznačným způsobem nebo jste náš klient (zákazník). Pracujeme s vaší e-mailovou adresou a případně i jménem a příjmením.

Newsletter slouží k informování zejména o novinkách v právu nebo o našich službách.

Do mailing listu vás zařadíme na 4 roky od udělení souhlasu. Klienti dostávají newsletter po celou dobu trvání naší spolupráce a 3 roky po ní. Odběr můžete kdykoli zrušit kliknutím na odhlašovací odkaz v patičce každého e-mailu nebo krátkou zprávou na náš kontaktní e-mail. Po odhlášení vás z databáze vymažeme.

Zpracování nám umožňuje GDPR: čl. 6 odst. 1 písm. a) (váš souhlas) a § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Pokud jste naším klientem (zákazníkem) a posíláme vám obchodní sdělení o obdobných službách, opíráme se o čl. 6 odst. 1 písm. f) (oprávněný zájem) a § 7 odst. 3 téhož zákona. Odhlásit se můžete stejně snadno.

Kdo se k vašim údajům dostane

Vaše údaje si necháváme pro sebe. Neprodáváme je, nesměňujeme a nepoužíváme k jinému účelu, než je popsán výše.

K některým údajům se ale dostanou poskytovatelé, jejichž nástroje používáme pro běžný chod kanceláře. Se všemi máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Jde zejména o tyto kategorie zpracovatelů:

poskytovatel účetních a daňových služeb,
poskytovatel fakturačního a CRM nástroje,
poskytovatel e-mailu, kancelářského balíku a cloudového úložiště,
poskytovatel nástroje pro správu advokátního spisu,
poskytovatel služby pro rozesílku newsletteru,
poskytovatel IT správy, zálohování a zabezpečení,
překladatelé, znalci nebo notáři, pokud je pro vaši věc přibereme a s vaším vědomím.

K vašim údajům se dostanou také naši spolupracující advokáti, které uvádíme na našich stránkách v sekci https://www.svoko.cz/tym/

Konkrétní seznam zpracovatelů vám na vyžádání zašleme na e-mail. Aktuální výčet najdete také na webu www.svoko.cz v sekci Ochrana osobních údajů.

V zákonem stanovených případech předáváme údaje veřejným orgánům, zejména soudům, orgánům činným v trestním řízení, České advokátní komoře, Finanční správě a Finančnímu analytickému úřadu (AML oznámení). Bez zákonného důvodu nikomu nic nedáváme.

Předávání údajů mimo EU

Snažíme se primárně využívat poskytovatele s infrastrukturou v Evropské unii. Pokud některý z nástrojů (typicky e-mail, cloud nebo rozesílka newsletteru) provozuje americká společnost, volíme ty, které přistoupily do rámce EU US Data Privacy Framework podle rozhodnutí Evropské komise ze dne 10. července 2023.

Pokud by bylo nutné přenést data do jiné třetí země, použijeme standardní smluvní doložky Evropské komise podle čl. 46 GDPR a provedeme posouzení dopadu přenosu (Transfer Impact Assessment).

Jaká máte práva

GDPR vám dává několik práv, která u nás můžete kdykoli uplatnit. Napsat nám stačí na kontaktní e-mail nebo poštou na adresu sídla.

Právo na přístup (čl. 15 GDPR): chcete vědět, jaké údaje o vás máme a co s nimi děláme.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR): údaje opravíme nebo doplníme, pokud jsou nepřesné.
Právo na výmaz (čl. 17 GDPR): pokud není důvod údaje dále uchovávat, smažeme je.
Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): údaje zafixujeme, dokud nevyřešíme vaši námitku nebo dotaz.
Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): pokud zpracováváme na základě oprávněného zájmu.
Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR): strojově čitelnou kopii údajů, které jste nám sami poskytli.
Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR): u zpracování založeného na souhlasu, kdykoli a bez udání důvodu.

Uplatnění práv je bezplatné. Odpovídáme do 30 dnů, u složitějších žádostí do 3 měsíců (o prodloužení vás informujeme). Před odpovědí ověřujeme totožnost, aby se k údajům nedostal někdo jiný.

Některá práva mohou být omezena advokátní mlčenlivostí nebo zákonnou povinností údaje uchovávat (například AML a daňová archivace). V takovém případě vám vysvětlíme, proč žádosti nemůžeme plně vyhovět, a jak ji vyřešíme.

Stížnost dozorovému úřadu

Pokud máte za to, že s vašimi údaji nepracujeme správně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Budeme ale rádi, když se nejdřív ozvete nám. Většinu věcí dokážeme vyřešit na jednom e-mailu.

Pověřenec a profilování

Nemáme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). GDPR ani český zákon nám tuto povinnost neukládá.

Údaje neprofilujeme a nepoužíváme k automatizovanému rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky podle čl. 22 GDPR.

Cookies

Na webu www.svoko.cz používáme cookies. Podrobnosti o jednotlivých cookies, jejich účelu, době uložení a o tom, jak dát či odvolat souhlas, najdete v samostatných zásadách o používání cookies. Odkaz na ně zobrazujeme také v cookie liště při první návštěvě webu.

Účinnost a změny

Tyto zásady platí od 1. 4. 2026. Pokud je budeme v budoucnu měnit, zveřejníme nové znění na www.svoko.cz a uvedeme datum poslední aktualizace. U zásadních změn vás upozorníme e-mailem, pokud nás svojí adresou kontaktujete.